ระบบบัญชี

ขั้นตอนที่1 

การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

แผนกบัญชี

                มีหน้าที่   รับผิดชอบดำเนินการด้านรับ - จ่ายเงินทุกประเภท เก็บรักษาเงิน ดำเนินการด้านภาษีต่างๆ การปิดบัญชี ตรวจและจัดทำใบสำคัญ  ใบสำคัญเงินโอน และใบแจ้งโอนบัญชี  จัดทำรายงานเงินสดคงเหลือประจำวัน งบกระแสเงินสด ประมาณการรายได้และค่าใช้จ่าย งบการเงินและรายละเอียดประกอบงบการเงิน  

 ปัญหาในแผนกบัญชี

                1.เอกสารมีจำนวนมากทำให้จัดเก็บไม่เป็นระเบียบและเสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย

                2. การค้นเอกสารระหว่างการทำงานหรือค้นหาย้อนหลังทำได้ยาก เนื่องจากเอกสารมากทำให้เสียเวลา

                3. ควบคุมรายรับ – รายจ่ายของบริษัทได้ยาก

                4. การตรวจสอบทำได้ยาก เนื่องจากเอกาสารมีมาก

                5. เสี่ยงต่อการปลอมแปลงเอกสารง่าย

                6. หากมีการทำรายการผิดพลาดจะก่อให้เกิดความเสียหาย

วัตถุประสงค์ 

                เพื่อจัดทำระบบงานด้านบัญชีให้มีความสะดวกต่อผู้ใช้ระบบ และพัฒนาการจัดการระบบงานบัญชีให้มีประสิทธิจากเดิมที่เคยมีปัญหาในด้านต่างๆ เช่นการจัดการด้านเอกสาร การคำนวณเงิน การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย การจ่ายเงินเดือนพนักงาน การจัดสรรงบประมาณ เป็นต้น 

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบพัฒนาระบบบัญชีมาใช้งาน

             หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิม และความต้องการของระบบใหม่ที่ทีมงานได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าว และผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้ว จากนั้น จึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่มานำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ

         แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งาน โดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิ้น 3 ทางเลือก

ทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)

ทางเลือกที่ 2 ว่าจ้างบริษัทจากภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing)

ทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)

แนวทางเลือกในการพัฒนา

               แนวทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)

มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

                น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

                น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

                น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

                น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

 มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

                น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

                น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

                น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

            ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้บริษัท A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ

 มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

                ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

         ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 5 เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 250,000บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ดและค่าสำรองฉุกเฉินเป็นต้น)

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม

                ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

                หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

                ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้ง เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

                นำระบบบัญชีมาใช้เพื่อจัดการเรื่องการเงินภายในบริษัทให้มีความถูกต้องมากที่สุด

วัตถุประสงค์

                เพื่อจัดทำระบบงานด้านบัญชีให้มีความสะดวกต่อผู้ใช้ระบบ และพัฒนาการจัดการระบบงานบัญชีให้มีประสิทธิจากเดิมที่เคยมีปัญหาในด้านต่างๆ เช่นการจัดการด้านเอกสาร การคำนวณเงิน การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย การจ่ายเงินเดือนพนักงาน การจัดสรรงบประมาณ เป็นต้น 

ขอบเขตของระบบ 

                โครงการพัฒนาระบบบัญชีได้มีการจัดขึ้นโดยทีมงานของบริษัท ซึ่งมีการกำหนดขอบเขตของระบบการดำเนินงานต่อไปนี้

                1. เป็นระบบที่ใช้งานได้ง่าย

                2. ระบบจะต้องทำงานได้อย่างถูกต้องแม่นยำ

                3. เกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน

                4 . ระบบจะต้องแบ่งการทำงานแต่ละส่วนอย่างชัดเจนแต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้

ปัญหาของระบบเดิม 

                1. ตรวจสอบเงินของบริษัทได้ยาก

                2. เช็คยอดการเบิกจ่ายสินค้าได้ยาก

                3. เชื่อมต่อกับแผนกต่างๆได้ยาก

                4. ข้อมูลเกิดความซ้ำซ้อน เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากทำให้เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บ

                 และการตรวจสอบข้อมูล

                5. เสี่ยงต่อการสูญหายได้ง่าย

                6. ข้อมูลแต่ละแผนกไม่สารมารถเชื่อมต่อกันได้ ในบางครั้งการทำงานจะต้องมีการอ้างอิง

                   ข้อมูลของต่างแผนก

ความต้องการของระบบใหม่ 

                1. สามารถตรวจสอบเงินในบัญชีได้รวดเร็วและถูกต้อง

                2. ตรวจเช็คการสั่งซื้อ การเบิกจ่ายได้เร็ว

                3. ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้

               4. ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้

                5. สามารถเพิ่มเติม แก้ไขและเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้

                6. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่าย

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

                 1. บริษัทมีผลการดำเนินงานที่ดีขึ้น

                2. ลดความซ้ำซ้อนกันของการทำงาน

                3. ลดระยะเวลาในการทำงาน

                4. ข้อมูลมีความถูกต้องแม่นยำและไม่ซ้ำซ้อน

                5. การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

                6. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ถูกต้องทำให้การสั่งซื้อและขายสินค้าไม่มีปัญหา

                7. ปรับปรุงระบบให้ตรงกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทได้

แผนการดำเนินงานของโครงการ

แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบงบัญชี มีดังต่อไปนี้

                1.ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

                2.ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

                3.ประมาณการใช้งบประมาณ

                4.ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

                ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

                - นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

                - โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้

                1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง

                2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน20 เครื่อง

                3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 5 เครื่อง

                4. อุปกรณ์ต่อพวง 5 ชุด (ตามความเหมาะสม)

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1. ผู้จัดการ

ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

                นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์                     150,000  บาท

2. พนักงาน

                ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน                                    1,000  บาท

                วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ                                                              1,000  บาท

3. จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์:

                เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation                                  50,000  บาท     

                อื่นๆ                                                                                             10,000  บาท 

4. ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

                ค่าบำรุงระบบ                                                                               25,000  บาท

                จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง                                                                 2,000  บาท

                รวม                                                                                              239,000  บาท

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

               ระยะเวลาดำเนินการจัดทำระบบตรวจเช็คสินค้า ประมาณการว่าจะต้องใช้ระยะเวลา 5 เดือน นับตั้งแต่

 เดือน มกราคม-พฤษภาคม 2559 ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไป กรณีมีเหตุไม่คาดคิด 

ระยะเวลาดำเนินงาน 

- เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์

                - จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวันไม่รวมช่วงพักเที่ยง

                - หากมีการทำงานในช่วงเวลานอกคือหลังเวลาเลิกงานหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์ จะได้รับ OT เพิ่ม

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

                 จากการที่ได้ศึกษาโครงการพัฒนาระบบบัญชี อาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัทพนักงาน และอาจจะส่งผลถึงความพึงพอใจของลูกค้า เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานในด้านการบริการและระบบสารสนเทศ ทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบและได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะการดำเนินงานจะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้

1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค 

                ทำการศึกษาทั้งทางด้าน Hardware และ Software ของระบบเดิม ปรากฏว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อบนเครือข่ายแบบ LAN Application ที่ใช้ได้แก่

- โปรแกรม Microsoft Office 201

- โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานคลังสินค้า

2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน  

                ทำการศึกษาทางด้านการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ จากการสอบถามข้อมูลพบว่า ระบบใหม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการบริหารงานบุคคลที่มีอยู่เดิม ทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ซึ่งช่วยลดปัญหาการนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไปใช้งานได้ และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้

3. ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลา 

                ระยะเวลาในการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบ ใช้เวลาทั้งหมดประมาณ 3 เดือน  ตั้งแต่เดือน มีนาคม – เดือนพฤษภาคม 2559 ในการดำเนินงานพัฒนาระบบของบริษัท

ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ

การกำหนดความต้องการของระบบ

                เมื่อโครงการพัฒนาระบบบัญชีได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม

1. ออกแบบสอบถาม

                บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือ “ผู้จัดการแผนกบัญชี”, “หัวหน้าแผนกบัญชี”และ ”พนักงานแผนกบัญชี” การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ไม่ต้องมีการจดบันทึกไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแต่ละแผนกมากนักสามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล เหตุผลที่เลือกสอบถามผู้จัดการทั้ง 3 แผนกนี้ เนื่องจาก 3 แผนกนี้มีความเกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบบัญชีอย่างมาก

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้ 

                จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

                1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม

                2. ความต้องการในระบบใหม่

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม 

                ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LANประกอบด้วย

               1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2008

                1.2 เครื่องลูกข่าย จำนวน 20 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows 7 และซอฟต์แวร์สำหรับงานสำนักงาน Microsoft Office 2010

                - แผนกการขาย ใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel ในการคำนวณ

ยอดขายสินค้าของแต่ละวัน

                - แผนกบัญชี ใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี Accpac  และใช้Microsoft Excel สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า

                - แผนกคลังสินค้า ใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูประบบตรวจเช็คสินค้า

                - แผนกซ่อมบำรุง ใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel  ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายของมาใช้ซ่อมบำรุง

 1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 3 เครื่อง

2. ความต้องการของระบบใหม่       

                1. สามารถตรวจสอบบัญชีได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ

                2. สามารถตรวจเช็คการสั่งซื้อ การเบิกจ่ายได้เร็ว

                3. ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน

                4. สามารถค้นหาข้อมูลได้รวดเร็วและน่าเชื่อถือ

3. ความต้องการของผู้ใช้ในระบบใหม่

                 จากแบบสอบถามและการสัมภาษณ์ ทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ ดังต่อไปนี้

                1. สามารถตรวจสอบสินค้าในคลังได้รวดเร็วและถูกต้อง

                2. ตรวจเช็คการสั่งซื้อ การเบิกจ่ายได้เร็ว

                3. ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้

               4. ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้

                5. สามารถเพิ่มเติม แก้ไขและเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้

                6. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่าย

                เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าวสามารถแบ่งการทำงานออกเป็น 3 ระบบ ดังนี้

1. ระบบบัญชี        

              เป็นระบบที่ทำเรื่องเกี่ยวกับการเงินของบริษัททั้งหมด การทำรายรับรายจ่ายของบริษัท  การออกบิลสินค้า ระบบจะช่วยให้การดำเนินงานในแผนกบัญชีใช้งานได้ง่ายและสะดวกขึ้น

2. ระบบคลังสินค้า

                เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บสินค้ารวมทั้งการตรวจสอบสินค้าคงเหลือในคลังสินค้าว่าสินค้าประเภทไหนเหลืออยู่จำนวนเท่าไหร่จะได้ทำการสั่งซื้อสินค้าเหล่านั้นมาเก็บไว้ในคลังสินค้าเพื่อไม่ให้เกิดการขาดแคลน

3. ระบบขนส่งสินค้า

                เป็นระบบที่ช่วยนำสินค้าไปถึงมือลูกค้าได้อย่างถูกต้องและรวดเร็วสร้างความเชื่อมั่นและกระตุ้นการตลาดทำให้เกิดความรวดเร็วในการขาย ลูกค้าสามารถตรวจเช็คสินค้าได้ง่ายขึ้น

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

            จาการวิเคราะห์ความต้องการระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบ โดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram) ดังนี้

อธิบาย Context  Diagram

Context Diagram ระบบบัญชี เป็นระบบการทำงานจัดการรายได้และรายจ่ายของบริษัทรวมถึงการจัดสรรเงินงบประมาณให้กับแผนกต่างๆ มีผู้ใช้ระบบคือหัวหน้าบัญชีกับพนักงานบัญชี ซึ่งมีสิทธ์และหน้าที่การใช้งานดังนี้

หัวหน้าบัญชี

               -   เข้าระบบได้ เป็นผู้เพิ่ม/ลบ/แก้ไข และจัดสรรเงินงบประมาณให้กับบริษัท

                        -   เรียกดูข้อมูลรายได้-รายจ่าย ทั้งในปัจจุบันและย้อนหลังได้ พร้อมสั่งพิมพ์รายงานได้

พนักงานบัญชี

               -   เข้าระบบได้ สามารถเพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลรายได้ ใบเสร็จรับเงิน ข้อมูลรายจ่าย ใบเสร็จ

                  จ่ายเงิน

               -   เรียกดูข้อมูลและพิมพ์รายงานรายรับและรายจ่าย

อธิบาย Dataflow Diagram Level 0

Process 1.0 ระบบ Log-in

            ผู้ใช้ระบบจะต้องทำการล็อกอินเพื่อเข้าไปใช้ระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ในแฟ้มข้อมูล D1 ถ้าข้อมูลถูกต้องก็จะสามารถเข้าใช้ระบบได้ แต่ถ้าข้อมูลไม่ถูกต้องระบบจะแจ้งกลับไปยังผู้ใช้

Process 2.0 ระบบจัดการงบประมาณ

            หัวหน้าแผนกบัญชีสามารถเข้าไประบบเพื่อไปดูข้อมูลงบประมาณของบริษัทได้

Process 3.0 ระบบบัญชีรายรับรายจ่าย

            พนักงานสามารถเรียกดูข้อมูลรายรับรายจ่ายของบริษัทได้

Process 4.0  ระบบพิมพ์รายงาน

            สามารถพิมพ์รายงานข้อมูลบัญชีได้

รายการ

พิมพ์รายการ รายรับรายจ่าย บิลต่างๆ

รายงานบัญชีรายรับ-รายจ่าย

ดูบัญชีรายรับ-รายจ่าย

3.0

4.0

ยืนยันการเข้าระบบ

Loginเข้าระบบ

2.0

พนักงานแผนกบัญชี

                                                                

อธิบาย Dataflow Diagram Level 1

Process 1.1 ระบบ Log-in

            ผู้ใช้ระบบจะต้องทำการล็อกอินเพื่อเข้าไปใช้ระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ในแฟ้มข้อมูล D2 ถ้าข้อมูลถูกต้องก็จะสามารถเข้าใช้ระบบได้ แต่ถ้าข้อมูลไม่ถูกต้องระบบจะแจ้งกลับไปยังผู้ใช้

Process 2.1 ระบบจัดการงบประมาณ

            หัวหน้าแผนกบัญชีสามารถเข้าไประบบเพื่อไปดูข้อมูลงบประมาณของบริษัทได้

Process 3.1 ระบบคำนวณ

            สามารถนำข้อมูลงบประมาณที่ได้มาคำนวณจำนวนเงิน

Process 1.2 ระบบ Log-in

            ผู้ใช้ระบบจะต้องทำการล็อกอินเพื่อเข้าไปใช้ระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ในแฟ้มข้อมูล D4 ถ้าข้อมูลถูกต้องก็จะสามารถเข้าใช้ระบบได้ แต่ถ้าข้อมูลไม่ถูกต้องระบบจะแจ้งกลับไปยังผู้ใช้

Process 2.2 ระบบรายรับ

            พนักงานสามารถ เข้าระบบเพื่อดูบัญชีรายรับ และสามารถเพิ่มลบแก้ไขข้อมูลได้

Process 3.2 ระบบคำนวณ

            สามารถนำข้อมูลรายรับได้มาคำนวณจำนวนเงิน

Process 4.2 ระบบรายรับ

            พนักงานสามารถ เข้าระบบเพื่อดูบัญชีรายจ่าย และสามารถเพิ่มลบแก้ไขข้อมูลได้

Process 5.2 ระบบคำนวณ

            สามารถนำข้อมูลรายจ่ายได้มาคำนวณจำนวนเงิน

ขั้นตอนที่5

การออกแบบ User Interface

หน้า log in ผู้เข้าใช้งานจะต้องกรอก username และ passwordเพื่อ log in เข้าสู่ระบบก่อนทุกครั้งจึงจะสามารถทำงานในระบบได้

ระบบ รายรับรายจ่าย

ระบบรายรับ -นำเอารายรับที่ได้ มาคำนวณ รายรับทั้งหมด

ระบบรายจ่าย -นำเอารายรับที่ได้ มาคำนวณ รายรับทั้งหมด

ระบบ งบประมาณ

ระบบรายรับ –รายจ่าย เอารายรับรายจ่ายที่ได้ มาคำนวณ รายรับรายจ่ายทั้งหมด

สามารถเบิกถอนเงินในบริษัทได้

สามารถแก้ไขรายการสินค้า และคำนวณรายการสิยค้าได้

ขั้นตอนที่ 6

การพัฒนาและติดตั้งระบบระบบ

                ทีมงานได้จัดทำ คู่มือและเอกสารการใช้โปรแกรมของระบบตรวจเช็คสินค้าเพื่อให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำงานของโปรแกรมได้มากยิงขึ้น โดยมีรายละเอียดดังนี้

                1 ระบบลอกอิน เป็นระบบที่สามารถเข้าสู่ระบบเพื่อ เข้าไปเพิ่มลบแก้ไขข้อมูลลได้

              2 ระบบงบประมาณ เปนการจัดการงบประมาณภายในบริษัท

               3 ระบบรายรับรายจ่าย  เป็นระบบคำนวณรายรับรายจ่ายของบริษัท

ขั้นตอนที่ 7

การซ่อมบำรุง

                การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่อง  ผู้พัฒนาระบบจะค่อยอัพเดตซอฟต์แวร์ใหม่ๆที่ทันสมัยเพื่อให้โปรแกรมใช้ง่ายขึ้นกว่าเดิมและเพิ่มประสิทธิภาพ  หากมีปัญหาเกิดขึ้นผู้พัฒนาระบบจะทำการซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็ว